Online en telefonisch reserveren naast elkaar gebruiken
Sommige gasten boeken het liefst zelf, anderen willen even overleggen. Zo houd je beide routes overzichtelijk voor je team.
Terwijl je een tafel helpt, gaat de telefoon. Soms wil iemand alleen weten of er zaterdag plek is; soms gaat het om een verjaardag met twaalf personen en allerlei wensen. Die gesprekken vragen niet dezelfde aandacht. Het helpt als gasten een gewone reservering zelf kunnen maken en jou kunnen bereiken wanneer er iets te bespreken valt.
Welke boekingen kunnen gasten zelf maken?
Voor een lunch met twee personen hoeft een gast meestal weinig af te stemmen. Een duidelijk overzicht van dagen, tijden en groepsgroottes is dan genoeg om een keuze te maken. Met een boekingsmogelijkheid op je website kan dat ook wanneer je restaurant gesloten is of niemand de telefoon kan opnemen.
Dat vraagt wel om een goede inrichting. De openingstijden, beschikbare tafels en maximale groepsgrootte moeten aansluiten op wat je team kan ontvangen. Loop het formulier zelf door op een telefoon en kijk of een gast begrijpt wat er na het invullen gebeurt.
Wanneer een gesprek nuttig blijft
Bij een groot gezelschap, een toegankelijkheidsvraag of een bijzondere gelegenheid is even bellen vaak prettig. Je kunt doorvragen en afspraken maken die niet in een standaardformulier passen. Zet daarom bij het online boeken ook neer hoe iemand jullie kan bereiken.
Ook gasten die liever telefonisch reserveren moeten hun weg kunnen vinden. Maak binnen het team duidelijk wie die gesprekken aanneemt en waar afspraken worden vastgelegd. Zo hoeft een collega later niet opnieuw uit te zoeken wat er is besproken.
Breng de reserveringen op één plek samen
Een online agenda naast een papieren boek kan juist extra werk geven als beide een eigen werkelijkheid gaan leiden. Spreek af waar de actuele reserveringen staan en voer een telefonische boeking daar meteen in. Noteer ook een wijziging van het aantal personen of een afgesproken aankomsttijd.
In Happr komen online reserveringen in het reserveringsoverzicht terecht en kan je team telefonische boekingen zelf toevoegen. Je ziet de geplande gasten daardoor bij elkaar. Het blijft belangrijk dat medewerkers wijzigingen bijwerken voordat ze een volgende gast een tafel toezeggen.
Beoordeel wat het voor jullie dienst verandert
Kijk na een paar weken terug op de telefoontjes die nog binnenkomen. Gaan ze over onduidelijke tijden op de website, over groepen of vooral over wijzigingen? Die informatie helpt om de uitleg te verbeteren en ruimte te houden voor gesprekken die je liever zelf voert.
Een geslaagde inrichting merk je tijdens het werk: je collega kan vinden wat er is afgesproken en de gast weet of de reservering bevestigd is. Dat is een bruikbaarder uitgangspunt dan de wens om ieder telefoontje te laten verdwijnen.